Atualmente com a grande proporção de documentos produzidos o Direito tem buscado acompanhar os crimes com documentos digitais uma vez que o perfil da sociedade tem se modificado a partir dessas ferramentas, como no caso exposto acima, em que o mordomo foi contra ao código de conduta e ética profissional.
Um dos papéis fundamentais da Diplomática é identificar os documentos que compõe um arquivo. No caso da nossa reportagem, estamos falando dos documentos que estão sob a guarda do Vaticano, local que instiga a imaginação de diferentes nações, organizações, pesquisas, entre outros.
Conforme Lopez (2011, p. 4), “quando falamos de documentos de arquivo, devemos atribuir a esta expressão sua plena dimensão, é dizer: entender o documento como um desdobramento do trabalho institucional”. Em outras palavras, os documentos do Vaticano não podem estar separados de seu contexto arquivístico. Uma vez que o ex-mordomo rouba os documentos criptografados, em ambiente digital, e oculta os arquivos de computador, ele está recontextualizando tais documentos, de acordo com seus próprios interesses, e está produzindo um novo documento. Ainda, segundo Lopez (2011, p. 14), sem o vínculo administrativo orgânico, “o arquivo perde sua capacidade de exercer a plenitude de seu atributo comprobatório”.
De acordo com Duranti, podemos concluir que os documentos da reportagem são legalmente autênticos, pois para a sua criação, temos autoridades públicas que garantam sua genuidade e compõem o Vaticano: Papa, Cardeais, Bispos, Arcebispos, etc. Também, devemos considerar os documentos diplomaticamente autênticos, afinal foram escritos de acordo com as práticas da Igreja Católica, em determinado período, e com o nome das pessoas competentes a criá-las. Ainda, de acordo com Duranti, os documentos são historicamente autênticos, pois testemunham fatos que, ao que tudo indica, são verdadeiros até que se prove o contrário.
Segundo o texto de Ruipérez, existem vários modelos de análises de séries documentais. Identificar as séries documentais é uma tarefa fundamental para classificar, descrever, selecionar e difundir a documentação. Com o roubo dos documentos criptografados e a ocultação de arquivos de computador, os documentos em posse do ex-mordomo não comprovam nada, pois podem descrever e difundir fatos inverídicos que prejudicam a imagem do Vaticano.
A palestra de Leonardo Moreira foi importante para demonstrar a atual gestão do Poder Judiciário, que está digitalizando seus processos a “toque de caixa”, mostrando números impressionantes de processos digitalizados. Embora o Judiciário tenha a disposição para digitalizar, segundo o palestrante, são tímidas as iniciativas de preservação dos documentos digitais, inclusive o arquivamento onde ele realizou a pesquisa, até o momento, era apenas um estado de armazenamento do documento, sem a devida classificação e aplicação da tabela de temporalidade pelo órgão.
Documentos digitais ainda são concebidos receosamente, uma vez que frequentemente notícias evidenciam inúmeros casos de alterações, interceptações e fraudes a partir destes documentos. A participação do arquivista na implantação de projetos de digitalização e geração de documentos em meio eletrônico é de suma importância, pois assegura que os documentos serão acompanhados desde sua geração até sua destinação final .
São necessários diversos metadados e aplicação de trilhas de auditoria, criptografias e assinaturas digitais para garantir a autenticidade e a veracidade do processo em ambiente eletrônico, pois de acordo com Leonardo, o grau de confiabilidade dos documentos ali geridos ainda é baixo.
No Brasil o Conarq direciona os arquivos quanto aos procedimentos necessários à eliminação dos documentos públicos, como apresentado no artigo 3º da resolução 14 "A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público." (CONARQ, p.2001), no caso levantado pela reportagem os documentos estavam destinados à eliminação, porém neste momento ficaram vulneráveis.
Em suma, sem a devida metodologia que consolide a segurança do documento nada garante que um servidor possa adulterar dados, informações e até, quem sabe, roubar e ocultar informações preciosas e sigilosas do Estado, da mesma maneira que ocorreu na reportagem. São necessárias maiores discussões sobre a importância da análise diplomática e tipológica para a construção de ambientes digitais seguros e preservados.
